In 6 stappen conflicten oplossen

Stel, een medewerker loopt je kantoor binnen. Hij is heel boos en van streek omdat jij een promotie, waarvan hij vond dat hij die had verdiend, aan een ander hebt gegeven. Hij is kwaad en laat dat duidelijk merken. Hoe ga je daar mee om?

 

Met de 6 stappen van de Dialoog Methodiek los je conflicten op de werkplek en thuis effectief op.

 

 

Onderzoek wijst uit dat managers 25 tot 40% van hun tijd spenderen aan het oplossen van conflicten op de werkplek. Stel je eens voor wat je zou kunnen bereiken als je deze tijd aan andere zaken zou kunnen besteden!

De Dialoog Methodiek is een effectief communicatie proces dat je kunt gebruiken om conflicten op de werkvloer op te lossen. De Dialoog Methodiek werd voor het eerst ontwikkeld door Dr Harville Hendrix en Dr. Helen LaKelly Hunt om persoonlijke relaties en communicatie te verbeteren. Wij hebben de werkwijze enigszins aangepast voor de werkplek, maar de concepten en technieken die ze over de jaren hebben ontwikkeld kunnen worden toegepast in zowel professionele als ook persoonlijke relaties.

Stap 1: LUISTEREN

Dit is waarschijnlijk de meest uitdagende stap omdat wij snel geneigd zijn om in de verdediging te schieten. Probeer in plaats daarvan constructiever te zijn in conflict oplossing. Zet je defensieve houding opzij en luister. Nodig je medewerker uit om te gaan zitten en om alles wat hem dwars zit op tafel te gooien. Vervolgens zal de medewerker vertellen wat hij er van vindt. “Ik vind het niet eerlijk. Ik werk hier langer, ik heb meer ervaring, ik begrijp niet waarom IK die promotie niet kreeg”, etc. En als hij op het punt komt dat alles eruit is en hij stopt om adem te halen, en jij hebt geluisterd, dan ga je over naar stap 2.

Stap 2: SPIEGELEN

Herhaal wat hij heeft gezegd. “Dus wat ik je hoor zeggen is, dat je je erg gefrustreerd voelt. Je hebt het gevoel dat JIJ degene zou moeten zijn die de promotie had moeten krijgen. Je hebt het gevoel dat jij hier langer werkt en meer ervaring hebt. Heb ik dat zo juist begrepen?”

Spiegelen helpt om de woede en frustratie onder controle te krijgen., terwijl in de verdediging schieten en interrumperen alleen maar leidt tot emotionele uitbarstingen. Spiegelen laat zien, dat je echt luistert en dat je zeker wilt weten dat je hem goed hebt begrepen.

Stap 3: VRAGEN NAAR MEER “Wat frustreert je nog meer aan deze situatie?”

Op dat punt kan hij zeggen: “Nou, dit is het wel zo’n beetje. Volgens mij ben ik verder nergens gefrustreerd over.” Maar het kan ook zijn dast hij nog verder gaat uitweiden over zijn frustratie. In dat geval spiegel je ook deze nieuwe informatie terug naar hem. En als je dat allemaal hebt gedaan, en alles terug hebt gespiegeld, ga je over naar stap 4.

Stap 4: BEVESTIGEN

Geef aan dat je het begrijpelijk en logisch vindt dat hij zich gefrustreerd voelt. Onthoud dat het niet belangrijk is of jouw beslissing of zijn gevoelens juist of onjuist zijn. Het is simpelweg het erkennen van de gevoelens van je medewerker. Je valideert deze gevoelens door te zeggen: “Het is logisch dat je je zo voelt. Als ik in jouw schoenen zou staan en op dezelfde manier tegen de situatie aan zou kijken als jij, dan zou ik me waarschijnlijk net zo voelen.”

Stap 5: INLEVEN

Wanneer je je inleeft, probeer je te bepalen wat hij zou kunnen voelen. Je zou zoiets kunnen zeggen als: “Ik kan me voorstellen dat je ook iets voelt als: waarom doe ik überhaupt nog m’n best hier. Maakt het iemand iets uit? Voel je dat?” En als je dat allemaal hebt gedaan, dan heb je de eerste 5 stappen van de Dialoog Methodiek doorlopen:  luisteren, spiegelen, vragen naar meer, bevestigen, inleven. Nu ben je klaar voor de laatste stap.

Stap 6: REAGEREN

Nadat je zijn gevoelens hebt gevalideerd en je hebt ingeleefd, vraag je of je mag reageren. Zeg bijvoorbeeld: “Is het OK als ik een reactie geef?” De medewerker zal hier zeker ja tegen zeggen. Nu zijn frustratie door jou is erkend, en jij je hebt ingeleefd in zijn situatie, zal hij klaar zijn om te luisteren naar jou.

Dit is het moment waarop jij jouw positie uitlegt en toelicht. “De reden waarom X de promotie heeft gekregen is daarom en daarom en daarom. Ik geloof dat jij heel veel potentieel hebt  en ik wil graag het komende jaar met je werken om zo jouw promotie te bereiken.” Het kan gebeuren, dat de medewerker je onderbreekt omdat hij de Dialoog Methodiek niet kent. Maar dat levert juist een kans op om hem te trainen in deze methodiek zonder dat hij het zelf door heeft (wat vooral in zo’n situatie nogal neerbuigend zou overkomen).

Mocht hij je onderbreken, vraag dat iets als: “Is het OK als ik mijn verhaal afmaak? Toen jij jouw kant van het verhaal vertelde en jouw frustraties deelde, heb ik geluisterd zonder je te onderbreken. Ik heb herhaald wat je zei om er zeker van te zijn dat ik je goed had begrepen. Nu wil ik jou vragen om dezelfde beleefdheid op te brengen en mij te laten uitpraten. En ik beloof je, dat je daarna mag reageren. Klinkt dat fair?”

Het toepassen van de Dialoog Methodiek op de werkvloer helpt je bij het verbeteren van open, eerlijke en respectvolle communicatie op het werk. Ook draagt het bij tot het vergroten van jouw betrouwbaarheid en geloofwaardigheid als leidinggevende.

 

 

Leave a Reply